E-Rechnung – zentraler digitaler Rechnungseingang
Was ist die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zur traditionellen Papierrechnung wird die E-Rechnung digital erstellt, übermittelt und empfangen.
Für den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Auftragswesen wurde das Format XRechnung als Standard definiert. Eingescannte Papierrechnungen oder PDF-Dokumente sind beispielsweise keine elektronischen Rechnungen.
Wann besteht eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber umfasst alle fiskalischen Rechnungen im Rahmen der Beschaffung und Vergabe mit denen Dienstleistungen, Lieferaufträge oder sonstige Leistungen abgerechnet werden.
Rechnungssteller müssen das zentrale Rechnungseingangsportal für die gesetzliche Unfallversicherung nutzen, um elektronische Rechnungen zu übermitteln.
Bitte beachten Sie, dass Leistungen im Sinne des gesetzlichen Auftrages (nach SGB VII), welche für die Versorgung unserer Versicherten oder die Erbringung von Präventionsleistungen notwendig werden, von der elektronischen Rechnungserstellung nicht betroffen sind.
Wie reichen Sie Ihre E-Rechnung ein?
Für die korrekte Zuordnung einer elektronischen Rechnung an die Berufsgenossenschaft Holz und Metall sind folgende Angaben zwingend notwendig:
- die Auftragsnummer (FIP-Nummer)
- die Bestell-/ Lieferantennummer
- die kontierungsrelevanten Daten
- die geltenden Zahlungsbedingungen
- die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- ggf. rechnungsbegründende Unterlagen als Anhang
- die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
- die Angabe der Leitweg-Identifikationsnummer 993-8003410200-62
Rechnungsbegründende Unterlagen
Rechnungsbegründende Unterlagen Anlagen sind als Anlagen / Anhang zu übermitteln. Die maximal zulässige Größe einer Rechnung (inkl. Anlagen) ist begrenzt auf 15 MB. Die maximale Anzahl der angehängten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 10 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“ und „csv“.
Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über das Rechnungseingangsportal bekannt gegeben.